surat menyurat
Pengertian Surat :
Surat adalah alat komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan di atas lembaran kertas yang sangat erat hubungannya dengan kehidupan manusia. Sejak zaman dahulu hingga di zaman serba modern ini, manusia tidak dapat melepaskan dirinya dari kepentingan manusia lainnya baik yang berada di sekitarnya maupun di tempat yang berjauhan.
Fungsi Surat :
a. Fungsi Surat Sebagai Alat Komunikasi
Dengan surat orang dapat saling berbicara, saling tukar informasi dan saling menyampaikan pesan. Dengan surat orang dapat saling memberi kabar, meskipun jaraknya berjauhan. Dengan surat orang dapat berbicara secara panjang lebar dengan menggunakan tulisan sehingga dapat menyampaikan pesan lebih banyak dengan biaya yang lebih murah.
b. Fungsi Surat Surat sebagai Wakil atau Duta
Surat dapat mewakili diri sendiri atau orang lain sebagai tenaga suruhan untuk mendatangi seseorang yang berada di tempat yang jauh dengan pembicaraan panjang lebar hingga tuntas. Dengan demikian Anda dapat menyelesaikan suatu masalah tanpa harus datang sendiri. Dengan surat Anda dapat menekan biaya daripada berkomunikasi melalui telepon jarak jauh atau interlokal apalagi harus datang sendiri.
c. Fungsi Surat Surat sebagai Bahan Bukti
Surat dalam arti yang luas mencakup dunia bisnis. Sebagai bahan bukti, surat dapat berbentuk, tanda terima, kwitansi, surat jalan pengiriman barang` resi atau bukti pengiriman uang, faktur, surat perjanjian dan berbagai surait bisnis lainnya banyak yang berfungsi sebagai bukti. Semua itu adalah sebagai bukti hitam di atas putih.
d. Fungsi Surat Sebagai Pedoman Pengambil Keputusan
Betapa pentingnya arsip surat untuk disimpan walaupun dalam waktu relatif singkat, sehingga apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat dibaca kembali sebagai pedoman untuk mengambil suatu keputusan lebih lanjut.
e. Fungsi Surat Sebagai AIat Memperpendek jarak, Penghemat Tenaga dan Waktu
Bila suatu kunjungan tidak begitu penting, atau sesuatu yang dibicarakan tidak harus bertatap muka, maka cukup diwakili oleh surat. Dengan demikian Anda akan menghemat waktu, tenaga dan biaya.
f. Fungsi Surat Sebagai Alat Ingat (Pengingat)
Surat-surat yang dianggap penting sangat perlu untuk disimpan. Sebab bukan tidak mungkin suatu saat akan diperlukan lagi untuk dibaca Anda Sudah lupa mengingat-ingat isi atau bunyi surat tersebut.
g. Fungsi Surat Sebagai Bukti Sejarah dan Kegiatan
Surat dapat berfungsi sebagai bukti sejarah perjalanan dan perjuangan suatu bangsa. Sebagai bukti kegiatan, bagi suatu organisasr perusahaan atau badan usaha.
Syarat-syarat Surat yang Baik :
Surat dikatakan baik yaitu apabila dalam penulisannya sudah sesuai dengan kaidah-kaidah dalam penulisan surat. Selain dari pemilihan bahasa, bentuk dan tulisan surat itu sendiri, ada beberapa hal yang juga harus diperhatikan. Hal-hal tersebut antara lain:
1. Jelas disini berarti: tulisan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri
2. Benar disini berarti: isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng), serta menggunakan kosa kata yang baku.
3. Sopan disini berarti: menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun.
4. Singkat disini bukan berarti penulisan katanya yang harus disingkat-singkat, tetapi menggunakan bahasa yang efektif sehingga surat tidak terlalu panjang lebar.
5. Lengkap disini berarti: Maksud dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.
6. Menari disini bukan berarti harus menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang dan dibaca.
Bagian pada surat :
• Kop Surat
Kop surat atau kepala surat merupakan identitas awal dari sebuah surat. Pada umumnya organisasi/badan atau perusahaan mempunyai kertas kop surat yang sudah tercetak, sehingga dalam menyusun surat mereka hanya tinggal mengetikkan isi suratnya saja.
kop surat
Bagian Kop Surat meliputi hal-hal dibawah ini:
1. Nama badan/organisasi atau perusahaan
2. Alamat Lengkap
3. Logo perusahaan
4. Nomor telepon, kode pos, alamat email, website
5. Nama kantor cabang (jika ada)
6. Jenis usaha
Kepala surat tersebut dapat dicetak sedemikian rupa demi ke artistikan suatu perusahaan tersebut, adapun fungsi kop surat tersebut adalah sebagai berikut:
1. Sebagai Identitas
Pada kepala surat selalu akan menampilkan identitas perusahaan pengirimnya. Biasanya hal yang paling mencolok adalah bentuk logo perusahaan itu sendiri, dimana logo perusahaan akan berbeda antara satu dengan lainnya. Logo atau lambang tersebut akan menjadi identitas tersendiri bagi perusahaan.
2. Pemberi Informasi
Pada kop surat akan mencantumkan nama perusahaan, logo, bidang usaha, alamat lengkap dengan nomor telepon, email ataupun alamat website perusahaan. Data ini merupakan informasi lengkap bagi konsumen maupun calon konsumen yang ingin berhubungan dengan perusahaan.
3. Alat Promosi
Dengan melihat informasi yang terdapat dalam kop surat baik alamat, lambang, atau jenis usaha yang dijalaninya maka hal ini sebenarnya berfungsi sebagai iklan atau alat promosi bagi perusahaan tersebut.
• Leher Surat
Leher surat berisi hal-hal berikut:
1. Tanggal Surat
2. Nomor Surat
3. Lampiran
4. Hal/perihal
5. Sifat surat
6. Alamat tujuan
leher surat
Setiap bagian surat diatas selayaknya tertulis pada surat yang akan dibuat pegawai administrasi. Namun terkadang pada beberapa surat seperti surat pribadi terkadang tidak mencantumkan sifat surat secara tertulis di dalam surat tersebut.
Tanggal Surat
Tanggal surat berfungsi menunjukkan tanggal berapa, hari apa dan bulan apa surat tersebut ditandatangani. Fungsi tanggal surat adalah sebagai berikut:
• mempermudah penetapan waktu membalas surat
• mempermudah pengingat bagi penerima surat
• sebagai referensi bagi tugas administrasi
Nomor Surat
Fungsi nomor surat adalah sebagai berikut
• referensi atau petunjuk bagi petugas kearsipan
• petunjuk unit atau departemen asal surat
• mengetahui jumlah surat keluar pada priode tertentu
• memudahakan pengaturan dan pencarian bila diperlukan kembali
Perihal Surat
Perihal atau hal adalah petunjuk mengenai isi pokok surat. Perihal berfungsi sebagai:
• simpulan isi surat
• memudahkan penerima mengetahui pokok permasalahan
• petunjuk bagi petugas administrasi, filling dan kearsipan.
Lampiran
Lampiran berfungsi sebagai petunjuk mengenai dokumen yang menyertai surat.
Alamat yang Dituju
Fungsi alamat surat adalah sebagai berikut:
• petunjuk bagi penerima surat
• petunjuk bagi petugas administrasi
• Badan Surat
Badan surat memiliki bagian penting dalam surat yang utuh, dimana badan surat merupakan inti dari suatu surat yang dikirim kepada instansi lain. Badan surat memiliki bagian sebagai berikut:
1. Salam Pembuka
2. Kalimat Pembuka
3. Isi Surat
4. Kalimat Penutup
badan surat
Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan salam penghormatan dan pertanda pembicaraan pada isi surat akan segera dimulai. Kata-kata yang sering digunakan pada salam pembuka umumnya adalah:
Assalamualaikum Wr. Wb.,
Dengan hormat,
Salam bahagia,
dan sebagainya
Kalimat Pembuka
Kalimat pembuka berfungsi sebagai pengantar pada isi pokok pembicaraan dalam surat. Mesikipun terlihat mudah dalam pembuatan kalimat pembuka ini, ternyata masih banyak orang yang kesulitan menemukan kata awal dalam pembuatan kalimat terbuka.
Isi Surat
Isi surat adalah uraian mengenai maksut surat itu ditulis. Atau dengan kata lain, isi surat merupakan masalah utama yang hendak dikemukakan. Sebaiknya dalam menulis isi surat harus dengan jelas, runtut, dan tidak bertele-tele.
Kalimat Penutup
Kalimat penutup berfungsi sebagai ucapan terima kasih, penegasan, pengharapan, dan pengarahan.
• Kaki Surat
Kaki surat merupakan bagian akhir dari sturuktur surat, kaki surat berisi hal berikut dibawah ini:
kaki surat
1. Salam Penutup
2. Nama Jabatan Penanda tangan
3. Tanda Tangan
4. Nama Lengkap Penanda tangan
5. Tembusan
6. Stempel Organisasi
7. Inisial pembuat surat
Salam Penutup
Salam penutup berfungsi sebagai tanda selesainya pembicaraan dan surat sudah siap untuk ditandatangani. Selain itu salam pentutp juga berfungsi sebagai penghormatan.
CONTOH SURAT
Nomor : 08/P.EP/VII/2016
Lampiran : 1 (Satu) Bandel Proposal
Hal : Surat Permohonan Bantuan Dana
Kepada Yth,
Bapak M. Lukman
Di-tempat
Salam sejahtera
Puji syukur kehadirat Tuhan yang maha Esa. Semoga kita senantiasa dalam lindungan –Nya serta diberikan kemurahan rizki.
Sehubungan dengan akan diadakannya even perlombaan di Desa Serami - Lambangan - Magetan, maka dengan ini kami atas nama panitia dan pemerintah Desa bermaksud untuk meminta bantuan dana kepada Ibu.
Dana tersebut akan kami alokasikan untuk operasional selama berlangsungnya even perlombaan hingga selesai.
Demikian surat permohonan bantuan dana ini kami buat. Atas perhatian, partisipasi serta kesediaannya untuk memberikan bantuan kami sampaikan banyak terimakasih.
Serami , 8 Agustus 2016
Hormat kami
Panitia,
Ketua Sekretaris
Dani Firmansyah Luluk Lavinia
Mengetahui,
Kepala Desa Serami
sumber :
http://contohsuratizin.blogspot.co.id/2013/09/contoh-surat-pengantar-proposal.html
http://detiklife.com/2015/01/12/pengertian-surat-dan-fungsi-surat/
http://www.anugerahdino.com/2014/09/bagian-bagian-surat-beserta-fungsinya.html?m=1
http://tata-usaha.blogspot.co.id/2011/06/syarat-syarat-surat-yang-baik.html?m=1
Surat adalah alat komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan di atas lembaran kertas yang sangat erat hubungannya dengan kehidupan manusia. Sejak zaman dahulu hingga di zaman serba modern ini, manusia tidak dapat melepaskan dirinya dari kepentingan manusia lainnya baik yang berada di sekitarnya maupun di tempat yang berjauhan.
Fungsi Surat :
a. Fungsi Surat Sebagai Alat Komunikasi
Dengan surat orang dapat saling berbicara, saling tukar informasi dan saling menyampaikan pesan. Dengan surat orang dapat saling memberi kabar, meskipun jaraknya berjauhan. Dengan surat orang dapat berbicara secara panjang lebar dengan menggunakan tulisan sehingga dapat menyampaikan pesan lebih banyak dengan biaya yang lebih murah.
b. Fungsi Surat Surat sebagai Wakil atau Duta
Surat dapat mewakili diri sendiri atau orang lain sebagai tenaga suruhan untuk mendatangi seseorang yang berada di tempat yang jauh dengan pembicaraan panjang lebar hingga tuntas. Dengan demikian Anda dapat menyelesaikan suatu masalah tanpa harus datang sendiri. Dengan surat Anda dapat menekan biaya daripada berkomunikasi melalui telepon jarak jauh atau interlokal apalagi harus datang sendiri.
c. Fungsi Surat Surat sebagai Bahan Bukti
Surat dalam arti yang luas mencakup dunia bisnis. Sebagai bahan bukti, surat dapat berbentuk, tanda terima, kwitansi, surat jalan pengiriman barang` resi atau bukti pengiriman uang, faktur, surat perjanjian dan berbagai surait bisnis lainnya banyak yang berfungsi sebagai bukti. Semua itu adalah sebagai bukti hitam di atas putih.
d. Fungsi Surat Sebagai Pedoman Pengambil Keputusan
Betapa pentingnya arsip surat untuk disimpan walaupun dalam waktu relatif singkat, sehingga apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat dibaca kembali sebagai pedoman untuk mengambil suatu keputusan lebih lanjut.
e. Fungsi Surat Sebagai AIat Memperpendek jarak, Penghemat Tenaga dan Waktu
Bila suatu kunjungan tidak begitu penting, atau sesuatu yang dibicarakan tidak harus bertatap muka, maka cukup diwakili oleh surat. Dengan demikian Anda akan menghemat waktu, tenaga dan biaya.
f. Fungsi Surat Sebagai Alat Ingat (Pengingat)
Surat-surat yang dianggap penting sangat perlu untuk disimpan. Sebab bukan tidak mungkin suatu saat akan diperlukan lagi untuk dibaca Anda Sudah lupa mengingat-ingat isi atau bunyi surat tersebut.
g. Fungsi Surat Sebagai Bukti Sejarah dan Kegiatan
Surat dapat berfungsi sebagai bukti sejarah perjalanan dan perjuangan suatu bangsa. Sebagai bukti kegiatan, bagi suatu organisasr perusahaan atau badan usaha.
Syarat-syarat Surat yang Baik :
Surat dikatakan baik yaitu apabila dalam penulisannya sudah sesuai dengan kaidah-kaidah dalam penulisan surat. Selain dari pemilihan bahasa, bentuk dan tulisan surat itu sendiri, ada beberapa hal yang juga harus diperhatikan. Hal-hal tersebut antara lain:
1. Jelas disini berarti: tulisan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri
2. Benar disini berarti: isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng), serta menggunakan kosa kata yang baku.
3. Sopan disini berarti: menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun.
4. Singkat disini bukan berarti penulisan katanya yang harus disingkat-singkat, tetapi menggunakan bahasa yang efektif sehingga surat tidak terlalu panjang lebar.
5. Lengkap disini berarti: Maksud dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.
6. Menari disini bukan berarti harus menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang dan dibaca.
Bagian pada surat :
• Kop Surat
Kop surat atau kepala surat merupakan identitas awal dari sebuah surat. Pada umumnya organisasi/badan atau perusahaan mempunyai kertas kop surat yang sudah tercetak, sehingga dalam menyusun surat mereka hanya tinggal mengetikkan isi suratnya saja.
kop surat
Bagian Kop Surat meliputi hal-hal dibawah ini:
1. Nama badan/organisasi atau perusahaan
2. Alamat Lengkap
3. Logo perusahaan
4. Nomor telepon, kode pos, alamat email, website
5. Nama kantor cabang (jika ada)
6. Jenis usaha
Kepala surat tersebut dapat dicetak sedemikian rupa demi ke artistikan suatu perusahaan tersebut, adapun fungsi kop surat tersebut adalah sebagai berikut:
1. Sebagai Identitas
Pada kepala surat selalu akan menampilkan identitas perusahaan pengirimnya. Biasanya hal yang paling mencolok adalah bentuk logo perusahaan itu sendiri, dimana logo perusahaan akan berbeda antara satu dengan lainnya. Logo atau lambang tersebut akan menjadi identitas tersendiri bagi perusahaan.
2. Pemberi Informasi
Pada kop surat akan mencantumkan nama perusahaan, logo, bidang usaha, alamat lengkap dengan nomor telepon, email ataupun alamat website perusahaan. Data ini merupakan informasi lengkap bagi konsumen maupun calon konsumen yang ingin berhubungan dengan perusahaan.
3. Alat Promosi
Dengan melihat informasi yang terdapat dalam kop surat baik alamat, lambang, atau jenis usaha yang dijalaninya maka hal ini sebenarnya berfungsi sebagai iklan atau alat promosi bagi perusahaan tersebut.
• Leher Surat
Leher surat berisi hal-hal berikut:
1. Tanggal Surat
2. Nomor Surat
3. Lampiran
4. Hal/perihal
5. Sifat surat
6. Alamat tujuan
leher surat
Setiap bagian surat diatas selayaknya tertulis pada surat yang akan dibuat pegawai administrasi. Namun terkadang pada beberapa surat seperti surat pribadi terkadang tidak mencantumkan sifat surat secara tertulis di dalam surat tersebut.
Tanggal Surat
Tanggal surat berfungsi menunjukkan tanggal berapa, hari apa dan bulan apa surat tersebut ditandatangani. Fungsi tanggal surat adalah sebagai berikut:
• mempermudah penetapan waktu membalas surat
• mempermudah pengingat bagi penerima surat
• sebagai referensi bagi tugas administrasi
Nomor Surat
Fungsi nomor surat adalah sebagai berikut
• referensi atau petunjuk bagi petugas kearsipan
• petunjuk unit atau departemen asal surat
• mengetahui jumlah surat keluar pada priode tertentu
• memudahakan pengaturan dan pencarian bila diperlukan kembali
Perihal Surat
Perihal atau hal adalah petunjuk mengenai isi pokok surat. Perihal berfungsi sebagai:
• simpulan isi surat
• memudahkan penerima mengetahui pokok permasalahan
• petunjuk bagi petugas administrasi, filling dan kearsipan.
Lampiran
Lampiran berfungsi sebagai petunjuk mengenai dokumen yang menyertai surat.
Alamat yang Dituju
Fungsi alamat surat adalah sebagai berikut:
• petunjuk bagi penerima surat
• petunjuk bagi petugas administrasi
• Badan Surat
Badan surat memiliki bagian penting dalam surat yang utuh, dimana badan surat merupakan inti dari suatu surat yang dikirim kepada instansi lain. Badan surat memiliki bagian sebagai berikut:
1. Salam Pembuka
2. Kalimat Pembuka
3. Isi Surat
4. Kalimat Penutup
badan surat
Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan salam penghormatan dan pertanda pembicaraan pada isi surat akan segera dimulai. Kata-kata yang sering digunakan pada salam pembuka umumnya adalah:
Assalamualaikum Wr. Wb.,
Dengan hormat,
Salam bahagia,
dan sebagainya
Kalimat Pembuka
Kalimat pembuka berfungsi sebagai pengantar pada isi pokok pembicaraan dalam surat. Mesikipun terlihat mudah dalam pembuatan kalimat pembuka ini, ternyata masih banyak orang yang kesulitan menemukan kata awal dalam pembuatan kalimat terbuka.
Isi Surat
Isi surat adalah uraian mengenai maksut surat itu ditulis. Atau dengan kata lain, isi surat merupakan masalah utama yang hendak dikemukakan. Sebaiknya dalam menulis isi surat harus dengan jelas, runtut, dan tidak bertele-tele.
Kalimat Penutup
Kalimat penutup berfungsi sebagai ucapan terima kasih, penegasan, pengharapan, dan pengarahan.
• Kaki Surat
Kaki surat merupakan bagian akhir dari sturuktur surat, kaki surat berisi hal berikut dibawah ini:
kaki surat
1. Salam Penutup
2. Nama Jabatan Penanda tangan
3. Tanda Tangan
4. Nama Lengkap Penanda tangan
5. Tembusan
6. Stempel Organisasi
7. Inisial pembuat surat
Salam Penutup
Salam penutup berfungsi sebagai tanda selesainya pembicaraan dan surat sudah siap untuk ditandatangani. Selain itu salam pentutp juga berfungsi sebagai penghormatan.
CONTOH SURAT
Kop surat organisasi Anda
______________________________________
Nomor : 08/P.EP/VII/2016
Lampiran : 1 (Satu) Bandel Proposal
Hal : Surat Permohonan Bantuan Dana
Kepada Yth,
Bapak M. Lukman
Di-tempat
Salam sejahtera
Puji syukur kehadirat Tuhan yang maha Esa. Semoga kita senantiasa dalam lindungan –Nya serta diberikan kemurahan rizki.
Sehubungan dengan akan diadakannya even perlombaan di Desa Serami - Lambangan - Magetan, maka dengan ini kami atas nama panitia dan pemerintah Desa bermaksud untuk meminta bantuan dana kepada Ibu.
Dana tersebut akan kami alokasikan untuk operasional selama berlangsungnya even perlombaan hingga selesai.
Demikian surat permohonan bantuan dana ini kami buat. Atas perhatian, partisipasi serta kesediaannya untuk memberikan bantuan kami sampaikan banyak terimakasih.
Serami , 8 Agustus 2016
Hormat kami
Panitia,
Ketua Sekretaris
Dani Firmansyah Luluk Lavinia
Mengetahui,
Kepala Desa Serami
sumber :
http://contohsuratizin.blogspot.co.id/2013/09/contoh-surat-pengantar-proposal.html
http://detiklife.com/2015/01/12/pengertian-surat-dan-fungsi-surat/
http://www.anugerahdino.com/2014/09/bagian-bagian-surat-beserta-fungsinya.html?m=1
http://tata-usaha.blogspot.co.id/2011/06/syarat-syarat-surat-yang-baik.html?m=1
0 komentar:
Posting Komentar