Pengertian Surat :
Surat adalah alat komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan di atas
lembaran kertas yang sangat erat hubungannya dengan kehidupan manusia.
Sejak zaman dahulu hingga di zaman serba modern ini, manusia tidak dapat
melepaskan dirinya dari kepentingan manusia lainnya baik yang berada di
sekitarnya maupun di tempat yang berjauhan.
Fungsi Surat :
a. Fungsi Surat Sebagai Alat Komunikasi
Dengan surat orang dapat saling berbicara, saling tukar informasi dan
saling menyampaikan pesan. Dengan surat orang dapat saling memberi
kabar, meskipun jaraknya berjauhan. Dengan surat orang dapat berbicara
secara panjang lebar dengan menggunakan tulisan sehingga dapat
menyampaikan pesan lebih banyak dengan biaya yang lebih murah.
b. Fungsi Surat Surat sebagai Wakil atau Duta
Surat dapat mewakili diri sendiri atau orang lain sebagai tenaga suruhan
untuk mendatangi seseorang yang berada di tempat yang jauh dengan
pembicaraan panjang lebar hingga tuntas. Dengan demikian Anda dapat
menyelesaikan suatu masalah tanpa harus datang sendiri. Dengan surat
Anda dapat menekan biaya daripada berkomunikasi melalui telepon jarak
jauh atau interlokal apalagi harus datang sendiri.
c. Fungsi Surat Surat sebagai Bahan Bukti
Surat dalam arti yang luas mencakup dunia bisnis. Sebagai bahan bukti,
surat dapat berbentuk, tanda terima, kwitansi, surat jalan pengiriman
barang` resi atau bukti pengiriman uang, faktur, surat perjanjian dan
berbagai surait bisnis lainnya banyak yang berfungsi sebagai bukti.
Semua itu adalah sebagai bukti hitam di atas putih.
d. Fungsi Surat Sebagai Pedoman Pengambil Keputusan
Betapa pentingnya arsip surat untuk disimpan walaupun dalam waktu
relatif singkat, sehingga apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat dibaca
kembali sebagai pedoman untuk mengambil suatu keputusan lebih lanjut.
e. Fungsi Surat Sebagai AIat Memperpendek jarak, Penghemat Tenaga dan Waktu
Bila suatu kunjungan tidak begitu penting, atau sesuatu yang dibicarakan
tidak harus bertatap muka, maka cukup diwakili oleh surat. Dengan
demikian Anda akan menghemat waktu, tenaga dan biaya.
f. Fungsi Surat Sebagai Alat Ingat (Pengingat)
Surat-surat yang dianggap penting sangat perlu untuk disimpan. Sebab
bukan tidak mungkin suatu saat akan diperlukan lagi untuk dibaca Anda
Sudah lupa mengingat-ingat isi atau bunyi surat tersebut.
g. Fungsi Surat Sebagai Bukti Sejarah dan Kegiatan
Surat dapat berfungsi sebagai bukti sejarah perjalanan dan perjuangan
suatu bangsa. Sebagai bukti kegiatan, bagi suatu organisasr perusahaan
atau badan usaha.
Syarat-syarat Surat yang Baik :
Surat dikatakan baik yaitu apabila dalam penulisannya sudah sesuai
dengan kaidah-kaidah dalam penulisan surat. Selain dari pemilihan
bahasa, bentuk dan tulisan surat itu sendiri, ada beberapa hal yang juga
harus diperhatikan. Hal-hal tersebut antara lain:
1. Jelas disini berarti: tulisan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari
identitas si pengirim surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari isi
surat itu sendiri
2. Benar disini berarti: isi dari surat tersebut memang benar maksud dan
tujuannya (tidak untuk iseng), serta menggunakan kosa kata yang baku.
3. Sopan disini berarti: menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun.
4. Singkat disini bukan berarti penulisan katanya yang harus
disingkat-singkat, tetapi menggunakan bahasa yang efektif sehingga surat
tidak terlalu panjang lebar.
5. Lengkap disini berarti: Maksud dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.
6. Menari disini bukan berarti harus menggunakan kosa kata seperti pada
iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan sampul surat
harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang dan dibaca.
Bagian pada surat :
• Kop Surat
Kop surat atau kepala surat merupakan identitas awal dari sebuah surat.
Pada umumnya organisasi/badan atau perusahaan mempunyai kertas kop surat
yang sudah tercetak, sehingga dalam menyusun surat mereka hanya tinggal
mengetikkan isi suratnya saja.
kop surat
Bagian Kop Surat meliputi hal-hal dibawah ini:
1. Nama badan/organisasi atau perusahaan
2. Alamat Lengkap
3. Logo perusahaan
4. Nomor telepon, kode pos, alamat email, website
5. Nama kantor cabang (jika ada)
6. Jenis usaha
Kepala surat tersebut dapat dicetak sedemikian rupa demi ke artistikan
suatu perusahaan tersebut, adapun fungsi kop surat tersebut adalah
sebagai berikut:
1. Sebagai Identitas
Pada kepala surat selalu akan menampilkan identitas perusahaan
pengirimnya. Biasanya hal yang paling mencolok adalah bentuk logo
perusahaan itu sendiri, dimana logo perusahaan akan berbeda antara satu
dengan lainnya. Logo atau lambang tersebut akan menjadi identitas
tersendiri bagi perusahaan.
2. Pemberi Informasi
Pada kop surat akan mencantumkan nama perusahaan, logo, bidang usaha,
alamat lengkap dengan nomor telepon, email ataupun alamat website
perusahaan. Data ini merupakan informasi lengkap bagi konsumen maupun
calon konsumen yang ingin berhubungan dengan perusahaan.
3. Alat Promosi
Dengan melihat informasi yang terdapat dalam kop surat baik alamat,
lambang, atau jenis usaha yang dijalaninya maka hal ini sebenarnya
berfungsi sebagai iklan atau alat promosi bagi perusahaan tersebut.
• Leher Surat
Leher surat berisi hal-hal berikut:
1. Tanggal Surat
2. Nomor Surat
3. Lampiran
4. Hal/perihal
5. Sifat surat
6. Alamat tujuan
leher surat
Setiap bagian surat diatas selayaknya tertulis pada surat yang akan
dibuat pegawai administrasi. Namun terkadang pada beberapa surat seperti
surat pribadi terkadang tidak mencantumkan sifat surat secara tertulis
di dalam surat tersebut.
Tanggal Surat
Tanggal surat berfungsi menunjukkan tanggal berapa, hari apa dan bulan
apa surat tersebut ditandatangani. Fungsi tanggal surat adalah sebagai
berikut:
• mempermudah penetapan waktu membalas surat
• mempermudah pengingat bagi penerima surat
• sebagai referensi bagi tugas administrasi
Nomor Surat
Fungsi nomor surat adalah sebagai berikut
• referensi atau petunjuk bagi petugas kearsipan
• petunjuk unit atau departemen asal surat
• mengetahui jumlah surat keluar pada priode tertentu
• memudahakan pengaturan dan pencarian bila diperlukan kembali
Perihal Surat
Perihal atau hal adalah petunjuk mengenai isi pokok surat. Perihal berfungsi sebagai:
• simpulan isi surat
• memudahkan penerima mengetahui pokok permasalahan
• petunjuk bagi petugas administrasi, filling dan kearsipan.
Lampiran
Lampiran berfungsi sebagai petunjuk mengenai dokumen yang menyertai surat.
Alamat yang Dituju
Fungsi alamat surat adalah sebagai berikut:
• petunjuk bagi penerima surat
• petunjuk bagi petugas administrasi
• Badan Surat
Badan surat memiliki bagian penting dalam surat yang utuh, dimana badan
surat merupakan inti dari suatu surat yang dikirim kepada instansi lain.
Badan surat memiliki bagian sebagai berikut:
1. Salam Pembuka
2. Kalimat Pembuka
3. Isi Surat
4. Kalimat Penutup
badan surat
Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan salam penghormatan dan pertanda pembicaraan pada
isi surat akan segera dimulai. Kata-kata yang sering digunakan pada
salam pembuka umumnya adalah:
Assalamualaikum Wr. Wb.,
Dengan hormat,
Salam bahagia,
dan sebagainya
Kalimat Pembuka
Kalimat pembuka berfungsi sebagai pengantar pada isi pokok pembicaraan
dalam surat. Mesikipun terlihat mudah dalam pembuatan kalimat pembuka
ini, ternyata masih banyak orang yang kesulitan menemukan kata awal
dalam pembuatan kalimat terbuka.
Isi Surat
Isi surat adalah uraian mengenai maksut surat itu ditulis. Atau dengan
kata lain, isi surat merupakan masalah utama yang hendak dikemukakan.
Sebaiknya dalam menulis isi surat harus dengan jelas, runtut, dan tidak
bertele-tele.
Kalimat Penutup
Kalimat penutup berfungsi sebagai ucapan terima kasih, penegasan, pengharapan, dan pengarahan.
• Kaki Surat
Kaki surat merupakan bagian akhir dari sturuktur surat, kaki surat berisi hal berikut dibawah ini:
kaki surat
1. Salam Penutup
2. Nama Jabatan Penanda tangan
3. Tanda Tangan
4. Nama Lengkap Penanda tangan
5. Tembusan
6. Stempel Organisasi
7. Inisial pembuat surat
Salam Penutup
Salam penutup berfungsi sebagai tanda selesainya pembicaraan dan surat
sudah siap untuk ditandatangani. Selain itu salam pentutp juga berfungsi
sebagai penghormatan.
CONTOH SURAT
Kop surat organisasi Anda
______________________________________
Nomor : 08/P.EP/VII/2016
Lampiran : 1 (Satu) Bandel Proposal
Hal : Surat Permohonan Bantuan Dana
Kepada Yth,
Bapak M. Lukman
Di-tempat
Salam sejahtera
Puji syukur kehadirat Tuhan yang maha Esa. Semoga kita senantiasa dalam lindungan –Nya serta diberikan kemurahan rizki.
Sehubungan dengan akan diadakannya even perlombaan di Desa Serami -
Lambangan - Magetan, maka dengan ini kami atas nama panitia dan
pemerintah Desa bermaksud untuk meminta bantuan dana kepada Ibu.
Dana tersebut akan kami alokasikan untuk operasional selama berlangsungnya even perlombaan hingga selesai.
Demikian surat permohonan bantuan dana ini kami buat. Atas perhatian,
partisipasi serta kesediaannya untuk memberikan bantuan kami sampaikan
banyak terimakasih.
Serami , 8 Agustus 2016
Hormat kami
Panitia,
Ketua Sekretaris
Dani Firmansyah Luluk Lavinia
Mengetahui,
Kepala Desa Serami
sumber :
http://contohsuratizin.blogspot.co.id/2013/09/contoh-surat-pengantar-proposal.html
http://detiklife.com/2015/01/12/pengertian-surat-dan-fungsi-surat/
http://www.anugerahdino.com/2014/09/bagian-bagian-surat-beserta-fungsinya.html?m=1
http://tata-usaha.blogspot.co.id/2011/06/syarat-syarat-surat-yang-baik.html?m=1